Phân biệt giữa “Xóa Bỏ” và “Hủy” trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Chỉ tiêu xóa bỏ và hủy trên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC rất hay gây hiểu nhầm. Kế toán nhiều năm nếu không để ý vẫn có thể bị nhầm lẫn. Chúng ta cùng xem xét trường hợp nào được ghi vào chỉ tiêu xóa bỏ và trường hợp nào được ghi vào chỉ tiêu hủy thông qua bài viết sau:

CHỈ TIÊU XÓA BỎ

Căn cứ: Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC:
Điều 20. Xử lý đối với hoá đơn đã lập
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hoá đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hoá đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.

Như vậy: Tất cả các hóa đơn viết sai dù đã xé hay chưa xé khỏi cuống, dù đã giao hay chưa giao cho khách mà phải gạch chéo, thu hồi hóa đơn được kê khai vào “XÓA BỎ” tại chỉ tiêu [14+15]
Các bạn lưu ý là biên bản thu hồi hóa đơn nhé nhiều bạn nhầm lẫn với biên bản hủy hóa đơn.

CHỈ TIÊU HỦY

Căn cứ: mục 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC:
2. Các trường hợp hủy hóa đơn
a) Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn.
b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.
c) Các loại hoá đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
d) Các loại hoá đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Căn cứ: mục 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC:
2. Các trường hợp hủy hóa đơn
a) Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn.
b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.
c) Các loại hoá đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
d) Các loại hoá đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Như vậy đối với doanh nghiệp đang hoạt động hủy hóa đơn được kê khai vào chỉ tiêu [18+19] thường rơi vào các trường hợp như:
Doanh nghiệp thay đổi tên hoặc địa chỉ, số điện thoại, .. muốn hủy hóa đơn cũ để phát hành hóa đơn mới.
Doanh nghiệp giải thể không có nhu cầu sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp bị cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết hạn sử dụng
Doanh nghiệp chuyển đổi phương pháp tính thuế giữa khấu trừ và trực tiếp.

NẾU ĐÃ KÊ KHAI HÓA ĐƠN THU HỒI VÀO CỘT HỦY?
Việc kê khai nhầm này là lỗi tương đối phổ biến kế toán nhiều kinh nghiệm nhưng không để ý vẫn có thể mắc phải. Nếu rơi vào trường hợp này thì ta tiến hành lập lại báo cáo sử dụng hóa đơn và nộp lại (như nộp lần đầu).

Mức phạt:
Căn cứ: Điều 3 khoản 7: Nghị định 49/2016/NĐ-CP ngày 27 tháng 5 năm 2016 sửa đổi Nghị định 109/2013/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn, theo đó, sửa đổi quy định xử phạt VPHC trong lĩnh vực quản lý giá, vi phạm hành chính về phí, lệ phí và xử phạt hành chính trong lĩnh vực quản lý hóa đơn áp dụng từ 01/06/2016:
7. Sửa đổi, bổ sung Khoản 1; bổ sung Khoản 4 vào Điều 40 như sau:
1. Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo theo quy định gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn.
Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành Quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị phạt tiền”.

Như vậy hiện tại nếu doanh nghiệp nộp lại trước khi có quyết định thanh tra thì không bị phạt. ❤️❤️❤️