.Làm sổ sách kế toán trên excel như thế nào cho chính xác. Và công việc phải làm khi làm sổ sách trên excel gồm những gì? Kế toán cần chú ý và tìm hiểu gì về cách làm sổ sách kế toán. Nếu các bạn đang bắt đầu học cách làm sổ sách kế toán trên excel. Thì có thể tham khảo bài viết hướng dẫn này của mình nhé.
Tham khảo thêm:
- Hệ thống tài khoản kế toán và nguyên tắc hạch toán kép
- Kế toán tài sản cố định và những vấn đề về định khoản
- Các công việc kế toán cần phải làm tại một doanh nghiệp mới thành lập
- Khái niệm về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
-
Tìm hiểu cách làm sổ sách kế toán trên excel các hàm thường sử dụng:
Để biết cách làm sổ sách kế toán trên excel thì bạn cần hiểu rõ tác dụng của các hàm. Hiếu xin chia sẻ một số hàm thường dùng trong cách làm sổ sách kế toán.
a)Hàm IF
Cú pháp: If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2).
– Hàm IF là hàm trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, Hàm trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai.
Ví dụ: =IF(D6=131;”MUA”;”BAN”)
b) HÀM SUMIF:
– Dùng để kết chuyển các bút toán cuối kỳ trong cách làm sổ sách kế toán trên excel.
– Trong cách làm sổ sách kế toán trên excel để tổng hợp số liệu từ NKC lên Phát sinh Nợ, Phát sinh Có. Trên Bảng cân đối số phát sinh tháng và năm
-Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên “ Bảng NHập Xuất Tồn”.
– Hay thống kê số liệu từ NKC lên cột PS Nợ, PS Có của “ Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng”.
Chú ý: Với các bút toán kết chuyển cuối kỳ thì điều kiện cần tính có thể bấm trực tiếp vào ô chứa nó hoặc gõ trực tiếp tài khoản cần kết chuyển vào công thức.
Ví dụ: = SUMIF( $E15:$E182, 5111,$H$15:$H$182).
c)Hàm VLOOKUP :
– Dùng để tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn về Phiếu Xuất kho. Mã TK, Tên TK từ Danh mục tài khoản về bảng CĐPS, về Sổ 131, 331… Tìm Mã hàng , tên hàng từ Danh mục hàng hoá về Bảng nhập xuất tồn.
– Kiếm số dư của đầu tháng N căn cứ vao cột số dư của tháng N-1.
– Tìm số Khấu hao ( Phân bổ ) luỹ kế từ kỳ trước, căn cứ vào Giá trị khấu hao( phân bổ) luỹ kế ( của bảng 142, 242, 214 ).
Ví dụ: Đi tìm Đơn giá xuất kho của mã hàng CMR_AVG26 từ bảng Nhập xuất tồn về Phiếu Xuất kho
-
Cách làm sổ sách kế toán trên excel đầu năm phải làm:
– Doanh nghiệp đã và đang hoạt động thì đầu năm phải chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm nay. Cụ thể như sau: Vào số dư đầu kỳ “Bảng cân đối phát sinh tháng”. Vào số dư đầu kỳ các Sổ chi tiết tài khoản 142, 242, 211, 131. Vào Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các Sổ khác (nếu có).
– Chuyển lời lãi năm nay về năm trước căn cứ vào số dư đầu kỳ TK 4212 trên Bảng CĐTK để chuyển. Việc thực hiện này được định khoản trên Nhật ký chung và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm.
* Các công việc trong tháng cần phải làm:
– Hiện nay đa phần DN lựa chọn ghi sổ theo hình thức Nhật ký Chung. Đồng nhất về tài khoản và đồng nhất về mã hàng hóa.
* Cách ghi sổ khi có phát sinh tại Doanh nghiệp:
a) Khi mua hàng:
– Khi có phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới thì các bạn khai báo chi tiết đối tượng KH. Hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản là mã khách. Đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK mới khai báo.
– Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131 và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.
– Trường hợp phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ (tức liên quan đến TK 142, 242, 214). Thì sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 142, 242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ. Hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.
-Khi mua hàng hóa bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào.
Chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng “ Cộng tiền hàng “ trên hoá đơn mua vào. Đồng thời về Phiếu nhập kho, khi báo chi tiết từng mặt hàng. Nếu hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hàng hóa. Thì quay về DM hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá đó và thực hiện kê nhập. Nếu mặt hàng mua vào là hàng mới thì phải đặt mã hàng cho từng mặt hàng trên DMHH. Sau đó thực hiện kê nhập trên PNK theo mã hàng đã khai báo.
– Nếu phát sinh chi phí gồm vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…cho việc mua hàng. Thì đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mau hàng cho từng mặt hàng. Có thể lập bảng tính riêng cho việc phân bổ chi phí.
Chi phí của mặt hàng A = Tổng chi phí X số lượng ( hoặc thành tiền) mặt hàng A : Tổng số lượng ( hoặc tổng thành tiền Của lô hàng ).
Chi phí đơn vị Mặt hàng A = Tổng chi phí của mặt hàng A : Tổng số lượng của mặt hàng A
Đơn giá nhập kho Mặt hàng A = Đơn giá mua của Mặt hàng A + Chi phí đơn vị Của mặt hàng A
b) Khi bán hàng hóa:
Ở nhật ký chung không khai chi tiết từng mặt hàng bán ra. Chỉ hạch toán chung vào TK 5111 tổng số tiền ở ô Cộng tiền hàng trên hoá đơn bán ra. Phiếu Xuất kho thì khai báo chi tiết từng mặt hàng theo Hoá đơn vào Phiếu XK. Vào danh mục hàng để lấy mã hàng xuất kho.
d) Khi cần nhập kho hoặc xuất kho:
Các bạn kế toán vào phiếu nhập kho, xuất kho và làm theo như phần trên.
-
Cách làm sổ sách kế toán trên excel công việc cuối tháng:
– Cách làm sổ sách kế toán trên excel vào cuối mỗi tháng là thực hiện các bút toán kết chuyển cuối tháng. Như kết chuyển tiền lương, trích khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí, kết chuyển thuế, kết chuyển doanh thu, chi phí…
- Cách làm sổ sách kế toán trên excel lập các bảng biểu tháng:
Các bạn tìm hiểu và thực hiện cách làm sổ sách kế toán trên excel tương tự như thực tế:
– Lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho.
– Bảng Phân bổ Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, khấu hao TSCĐ.
– Làm bảng cân đối phát sinh tháng.
- Kiểm tra số liệu trên Bảng cân đối phát sinh khi làm sổ sách kế toán trên excel
– Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có.
– Số tổng PS Nợ trên CĐPS bằng tổng PS Nợ trên NKC.
– Tổng PS Có trên CĐPS bằng Tổng PS Có trên NKC.
– Tài khoản loại 1, loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 159, 131, 214,..
– Các tài khoản loại 3, loại 4 không có số dư bên Nợ, trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421,..
– Tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.
– số TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng. TK 133, 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế. Tài khoản 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Báo cáo NXT kho. Hai TK 142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242. Và TK 211 , 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211.
-
Cách làm sổ sách kế toán trên excel lập các bảng biểu cuối kỳ:
a) Cách làm sổ sách kế toán trên excel lập bảng tổng hợp phải thu khách hàng.
– TK 131:
– Cột Mã KH và Tên KH, sử dụng hàm IF kết hợp với hàm LEFT tìm ở DMTK về.
– Cột mã khách hàng: = IF(LEFT(DMTK!A14,3)=”131”,DMTK!A14,””) (địa chỉ ô A 14 là TK chi tiết đầu tiên của TK 131). Hoặc dùng VLOOKUP tìm DMTK về.
– Cột tên khách hàng; = IF(A11=””,””,VLOOKUP(A11,DMTK!$A$14:$E$150,2,0)).
– Dư Nợ và Dư có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS tháng về.
– Cột Dư NỢ đầu kỳ: = VLOOKUP($A11,’CDSPS-thang’!$A$9:$H$150,3,0).
– Cột Dư Có đầu kỳ: = VLOOKUP($A11,’CDSPS-thang’!$A$9:$H$150,4,0).
– Cột số phát sinh Nợ và phát sinh Có, sử dụng hàm SUMIF tập hợp từ NKC về.
– Cột dư Nợ và dư Có cuối kỳ, dùng hàm Max.
– Ở cột dư Nợ cuối kỳ: = MAX ( C11+E11-D11-F11,0).
– Còn cột dư Có cuối kỳ: = MAX( D11+F11–C11-E11,0).
b) Cách làm sổ sách kế toán trên excel lập Bảng tổng hợp Phải trả khách hàng – 331.
Cách làm tương tự như bảng tổng hợp TK 131.
c) Cách làm sổ sách kế toán trên excel lập sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng;
-Các bạn lưu ý khi học cách làm sổ sách kế toán trên excel .Riêng sổ quỹ tiền mặt và sổ Tiền gửi ngân hàng chúng ta không thể chuyển sổ trên NKC. Mà phải tính riêng vì 2 loại sổ này có mẫu khác.
+ Cách lập sổ Quỹ tiền mặt: Dữ liệu lấy từ sổ Nhật Ký Chung
– Cách lập công thức cho từng cột như sau: Trên sổ quỹ tiền TM, xây dựng thêm 3 ô: tháng báo cáo; Tài khoản báo cáo ( là TK 1111); Nối tháng và TK cáo cáo.
– Ô nối tháng và TK báo cáo = K6&”;”&L6 ( dùng tính số dư đầu kỳ theo từng tháng).
– Cột ngày tháng: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!A13,””) ( L6: ô TK báo cáo).
– Cột Diễn giải: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!D13,””).
– Cột Tài khoản đối ứng: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!F13,””).
– Cột thu: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!G13,””).
– Cột Chi: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!H13,””).
– Cột số phiếu thu: = IF(H11<=0,””,COUNTIF(H$11:H11,”>”)) ( H: cột tiền thu).
– Cột số phiếu chi: = IF(I11<=0,””,COUNTIF(I$11:I11,”>”)) ( I: Cột tiền chi).
– Dòng số dư dầu kkỳ dùng hàm SUMIF lấy trên bảng CDPS chi tiết của từng tháng.
Làm sổ sách kế toán trên excel để tính được số dư đầu kỳ của từng tháng trên Sổ quỹ TM.
Thì ta phải xây dựng bên phải bảng “Cân đối phát sinh tháng” của các tháng thêm 2 cột:
– Cột BC: Gõ số tháng tại dòng tương ứng với TK 111 của Bảng CĐPS và coppy cho những dòng tiếp theo của tháng đó ( làm cho tất cả các tháng).
– Cột “ Nối tháng và TK báo cáo” : =I9&”;”&A9 ( Là dãy điều kiện cho hàm SUMIF).
Sau đó dùng hàm SUMIF để tính ra số dư đầu kỳ trên sổ Quỹ TM;
– Cột tồn tiền cuối ngày dùng hàm Subtotal:
Cú pháp hàm: = $J$9+Subtotal(9,H$11:H11)-Subtotal(9,I$11:I11)
– Dòng cộng số phát sinh : Dùng hàm subtotal.
– Dòng số dư cuối kỳ: Dùng công thức đơn giản như sau:
Dư cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + TỔng thu – TỔng chi.
( Sổ quỹ TM được lập cho cả kỳ kế toán, Bạn muốn xem tháng nào thì lọc tháng đó lên, Cụ thể có ở phần in sổ).
+/ Cách làm sổ sách kế toán trên excel lập sổ tiền gửi ngân hàng:
– Các bạn làm sổ sách kế toán trên excel tương tự như sổ quỹ tiền mặt. Nhưng cột số hiệu và Ngày tháng chứng từ thì công thức tương tự như cột Ngày tháng ghi sổ.
d) Cách làm sổ sách kế toán trên excel lập bảng cân đối phát sinh năm:
– 2 dạng bảng cân đối phát sinh năm:
+/ Bảng chi tiết: thì lập tương tự như Cân dối phát sinh tháng. Với danh mục tài khoản là danh mục chi tiết, số liệu tập hợp từ NKC của cả năm.
+/ Dạng bảng tổng hợp:nên được lập cho tài khoản cấp 1 ( trừ 333). Số liệu được tập hợp từ NKC của cả năm.
Cách làm:
– Trên Nhật Ký chung. Xây dựng thêm cột TK cấp 1.
– Sử dụng hàm LEFT cho cột TK cấp 1 để láy về TK cấp 1 từ Cột TK Nợ/ TK Có trên NKC.
– Ở cột mã TK, tên TK: Dùng hàm VLOOKUP hoặc Coppy từ DMTK về, sau đó xoá hết TK chi tiết( trừ các TK chi tiết của TK 333 ).
– Với cột dư Nợ và dư Có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS tháng 1 về ( phần dư đầu kỳ)
– Cột phát sinh Nợ, Phát sinh có: Dùng SUMIF tổng hợp ở nhật ký chung về ( dãy ô điều kiện vẫn là cột TK Nợ/TK có ).
– Còn cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ: Dùng hàm MAX.
– Dòng tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL (Lưu ý: Sử dụng hàm SUBTOTAL cho TK 333).
-
Cách làm sổ sách kế toán trên excel lập báo cáo tài chính cuối năm:
a) Bảng cân đối kế toán thì bảng này lập theo thời điểm – 31/12/N.
( Để bảng cân đối kế toán đúng thì Tổng Tài Sản phải bằng tổng Nguồn Vốn)
Cách làm sổ sách kế toán trên excel
– Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “ Bảng Cân Đối Kế toán “ Năm trước.
– Cột số năm nay: Chuyển số liệu của các TK từ loại 1 đến loại 4 ( phần số dư cuối kỳ ) trên bảng CĐPS năm và ghép vào từng chỉ tiêu tương ứng trên Bảng CĐKT. Ví dụ : Chỉ tiêu [110]- “ Tiền và các khoản tương đương tiền “ bằng (
Số dư Nợ cuối kỳ của các tài khoản 111 + TK 112 + TK 121 ( đối với các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn dưới 3 tháng ).
– Riêng đối với các chỉ tiêu liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp ( người bán ) thì căn cứ vào Bảng Tổng Hợp TK 131, 331.
b) Bảng báo cáo kết quả kinh doanh.
Bảng này lập cho thời kỳ- là tập hợp kết quả kinh doanh của một kỳ. Kỳ ở đây có thể là tháng, quý, năm tuỳ theo mục đích quản trị của Doanh Nghiệp và là năm đối với cơ quan thuế.
Cách làm sổ sách kế toán trên excel
– Cột số năm trước: Căn cứ vào cột ngăm ngay của “ Báo cáo kết quả kinh doanh “ năm trước.
– Cột số năm nay : CHuyển số liệu từ Bảng CĐPS năm của các TK từ loại 5 đến loại 8 ( phần số phát sinh ) và ghép vào từng chỉ tiêu tương ứng trên Báo cáo KQKD.
Ví dụ: Chỉ tiêu [01] – “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ “ bằng (= ) Tổng số phát sinh Tk 511 trên bảng CĐPS năm.
c) Cách làm sổ sách kế toán trên excel báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Thể hiện dòng ra và dòng vào của tiền trong Doanh Nghiệp. Để BCLCTT đúng thì chỉ tiêu ( 70 ) trên LCTT phải bằng chỉ tiêu ( 110 ) trên bảng CĐKT.
Cách làm sổ sách kế toán trên excel
– Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ “ năm trước.
– Cột Số năm nay : Căn cứ vào sổ Quỹ tiền mặt và Tiền gửi Ngân hàng, hoặc căn cứ vào số phát sinh TK tiền mặt, TK tiền gửi ngân hàgn trên NKC.
Nếu căn cứ vào Sổ Quỹ Tiền Mặt và Tiền gửi Ngân hàng :
– Trên sổ quỹ TM, tính tổng số phát sinh của cả kỳ kế toán tại cột thu, chi bằng hàm subtotal.
– Đặt lọc cho Sổ quỹ TM ( lưu ý không lọc cácc chỉ tiêu đè có định ).
– Cột TK đối ứng lọc lần lượt từng TK đối ứng vừa lọc và bên cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ. Nội dung này tương ứng với từng chỉ tiêu nào trên “ BC lưu chuyển tiền tệ “ thì mang số tiền tổng cộng về đúng chỉ tiêu đó trên “ BC lưu chuyển tiền tệ “. Nếu có nhiều nội dung chung cho một chỉ tiêu thì thực hiện cộng nối tiếp vào sổ đã có. Nếu nội dung lọc lên màk hông biết đưa vào chỉ tiêu nào thì đưa vào thu khác hoặc chi khác.
( Thực hiện tương tự như sổ ngân hàng ).
Nếu căn cứ từ Nhật ký chung:
– Tính tổng cộng phát sinh của cả kỳ kế toán trên NKC bằng hàm subtotal.
– Đặt lọc cho sổ NKC ( Lưu ý : không lọc các tiêu đề cố định ).
– Trên NKC, ở Cột TK nợ/ TK Có các bạn lọc lên TK tiền mặt, sau đó lọc tiếp lần lượt từng TK đối ứng bên Cột TK đối ứng. Khi Đó hàm subtotal sẽ tính tổng số tiền của TK đối ứng vừa lọc và bên cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ.. ( Làm tương tự các phần tiếp theo như khi căn cứ vào sổ Quỹ tiền mặt ).
d) Cách làm sổ sách kế toán trên excel thuyết minh báo cáo tài chính :
– Báo cáo giải thích thêm cho các biểu: bảng CĐKT, báo cáo KQKD. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các bạn căn cứ vào Bảng cân đối kế toán, Báo cáo KQKD, Báo cáo LCTT, Bảng cân đối số phát sinh năm. Bảng trích khấu hao TSCĐ ( trường hợp thuyết minh cho phần TSCĐ) và các sổ sách liên quan để lập.
